TL;DR : un sondage de disponibilités classique vous fait dessiner des plages sur une grille vide, puis vous découvrez que la gagnante ne tient plus. Notre module ne propose que des plages libres dans votre agenda au moment où vous les proposez. Trois réponses au lieu de deux, une date limite, des relances qui s'arrêtent toutes seules, et le choix de montrer ou non les réponses des uns aux autres. Et le vote n'est que la porte d'entrée : la plage retenue devient une vraie rencontre, qui traîne derrière elle son ordre du jour, son compte rendu et les tâches qui en sortent, sur le même dossier client.
Le sondage s'est fermé mardi. La plage gagnante, jeudi 10 h, était déjà prise dans votre agenda depuis la semaine d'avant. Vous relancez huit personnes pour leur annoncer que finalement non, et vous recommencez.
Ce n'est pas un accident de parcours, c'est la conséquence directe de la façon dont ces outils fonctionnent. On vous donne une grille vide, vous y peinturez des plages de mémoire, et rien dans l'exercice ne vérifie que vous êtes réellement libre à ces heures-là. Le sondage récolte des réponses honnêtes à une question mal posée.
La grille vide, c'est ça le problème
Quand vous proposez des plages de tête, vous travaillez avec une image mentale de votre semaine qui date de l'instant où vous avez ouvert le sondage. Entre ce moment et la fermeture, il se passe plusieurs jours. Un client réserve, une rencontre interne se déplace, un rendez-vous personnel s'ajoute. La grille, elle, ne bouge pas.
Notre sondage part de l'autre bout. Les plages soumises au vote sont tirées de vos vraies disponibilités, celles-là mêmes qu'un client verrait s'il réservait directement sur votre page publique. Une plage qui apparaît dans le sondage est une plage que vous pouvez honorer, parce qu'elle vient de l'agenda et non d'un souvenir.
Le plafond par défaut est de huit plages. Ce n'est pas une contrainte technique, c'est une observation : au-delà d'une dizaine de choix, le taux de réponse s'effondre. Les gens ouvrent le courriel, voient un mur de cases et remettent ça à plus tard.
Du côté de vos invités, il n'y a rien à installer et aucun compte à créer. Ils reçoivent un lien, ils tombent sur une page faite pour un téléphone, et ils répondent d'une pression par plage. C'est le minimum syndical d'un sondage de disponibilités, et c'est aussi la raison pour laquelle ces outils se sont imposés : la personne qu'on invite ne doit rien avoir à apprendre.
Les heures sont affichées dans un seul fuseau horaire, nommé par sa ville sur la page. Ça a l'air d'un détail jusqu'au jour où deux participants se présentent à deux heures différentes pour la même rencontre, chacun convaincu d'avoir lu correctement.
Trois réponses, pas deux
Oui, Si nécessaire, Non. Cette réponse du milieu est celle qui débloque la plupart des sondages, et son absence est ce qui fait tourner les autres en rond. Sans elle, la personne qui pourrait déplacer un dîner coche Non, comme celle qui est en avion. Deux contraintes très différentes se retrouvent dans la même case, et vous n'avez aucun moyen de les distinguer.
Les participants ne pèsent pas tous pareil non plus. Chacun est marqué obligatoire ou facultatif, et la distinction a une conséquence concrète : dès qu'un participant obligatoire répond Non, la plage cesse d'être viable et sort du calcul. Vous n'avez pas à faire le tri vous-même en relisant la grille. La plage où le directeur général n'est pas disponible n'est plus une candidate, même si elle collectionne les Oui.
Qui propose les plages
Trois façons de lancer un sondage, selon qui, autour de la table, connaît le mieux les contraintes du groupe.
Vous proposez. Le mode par défaut. Vous choisissez les plages dans vos disponibilités, tout le monde y répond. C'est le fonctionnement classique, en plus fiable.
Un invité amorce la grille. La première personne pose les plages, les autres y répondent ensuite. Utile quand quelqu'un mène le dossier et sait mieux que vous ce qui est jouable pour le groupe. Vous pouvez désigner cette personne à l'avance, ce qui évite que le hasard de la boîte de réception décide qui cadre la rencontre.
Chacun propose ses plages. Chaque personne coche ce qui lui convient à l'intérieur de vos disponibilités, et le recoupement se forme tout seul. C'est le mode qui vous évite de deviner. Une limite s'applique par personne, cinq plages par défaut, parce que sans plafond quelqu'un en coche trente et noie le recoupement sous le bruit.
Ce que le sondage retient dans votre agenda
Un sondage ouvert crée une zone grise : ces heures-là ne sont ni libres ni prises. Trois positions possibles, et le choix se fait rencontre par rencontre.
Vous pouvez ne rien retenir du tout, et accepter que la plage gagnante ait pu partir entretemps. Vous pouvez poser une retenue visible, qui apparaît dans votre agenda pour que vous voyiez le sondage en cours, mais qui laisse passer les réservations publiques par-dessus. Ou vous pouvez fermer réellement les plages à toute autre réservation le temps du vote, ce qui garantit la rencontre au prix de quelques heures immobilisées.
La troisième option est la bonne pour les rencontres qu'on ne peut pas se permettre de perdre, et la mauvaise pour tout le reste : bloquer huit plages pendant cinq jours à chaque sondage vide un agenda vite fait.
Qui voit les réponses de qui
Par défaut, la page de vote montre qui a répondu quoi. C'est le comportement des sondages grand public et il rend service : voir qu'une plage rassemble déjà trois Oui pousse à s'y rallier plutôt qu'à chercher mieux ailleurs.
Ce comportement se désactive, et il y a des situations où il le faut. Un comité dont les membres ne se connaissent pas. Un sondage qui mêle des gens de trois organisations différentes, chez qui savoir que tel dirigeant n'est jamais libre le vendredi après-midi est une information qui ne les regarde pas. Chacun voit alors ses propres réponses et rien d'autre.
Ça vaut la peine d'y penser une seconde avant d'envoyer : une disponibilité, c'est un renseignement personnel, et un sondage qui traverse trois entreprises en diffuse quelques dizaines d'un coup.
Les relances s'arrêtent d'elles-mêmes
Il y a toujours une personne qui ne répond pas. Le sondage porte une date limite, et deux relances partent automatiquement vers ceux qui n'ont pas encore voté, à deux jours et à cinq jours. Après, ça s'arrête. Passé ce point, relancer fait baisser le taux de réponse au lieu de le monter, et vous êtes rendu à l'étape du téléphone de toute façon.
Ces relances ne partent pas tant que quelqu'un chez vous ne l'a pas décidé. Elles écrivent à des gens de l'extérieur, en votre nom, alors le réglage est délibérément à l'arrêt au départ. C'est une décision d'affaires, pas un défaut de configuration.
Ce qui arrive après le vote
Un sondage qui trouve une date et s'arrête là ne vous a pas rendu un si grand service. Le gros du travail d'une rencontre est de l'autre côté du vote, et c'est là que l'outil externe vous laisse tomber.
À la fermeture, la plage retenue devient une vraie réservation : l'événement dans votre agenda, le fichier d'invitation que vos invités ajoutent au leur, la salle de visioconférence s'il y en a une, et les rappels. Si vous aviez posé des questions au moment d'inviter, les réponses sont déjà dans la description de la rencontre. La page de vote et les courriels portent vos couleurs, pas celles d'un fournisseur.
Cet événement d'agenda devient ensuite le fil auquel le reste s'accroche. L'ordre du jour s'y rattache, le compte rendu aussi, et les deux visent le même dossier client que la réservation. Un tableau de bord suit vos rencontres en sept étapes : rédiger l'ordre du jour, le réviser, l'envoyer, tenir la rencontre, rédiger le compte rendu, le réviser, l'envoyer. Vous voyez d'un coup d'œil laquelle traîne, et sur quelle rencontre.
Au bout de la chaîne, les décisions prises pendant la rencontre deviennent des tâches assignées dans le même projet. C'est notre module de rencontres qui prend le relais à partir de là. Le sondage n'aura été que la porte d'entrée.
Rien de tout ça ne s'invente tout seul, et c'est voulu : une rencontre interne de quinze minutes n'a pas besoin d'un ordre du jour formel, et il existe un réglage pour le dire une fois pour toutes. Ce qui change, c'est qu'aucune de ces étapes ne vous demande d'aller rechercher l'information ailleurs ni de la ressaisir. Le sondage externe, lui, s'arrête à la date et vous laisse recommencer la chaîne à la main.
Ce que Doodle facture pour ça
Doodle reste l'outil de référence, et sa version gratuite est plus étroite qu'on s'en souvient. Elle donne un sondage de groupe, une page de réservation, un rendez-vous individuel et une seule connexion d'agenda. Et elle affiche de la publicité, sur la page que vous venez d'envoyer à vos invités.
| Fonction | Chez Doodle |
|---|---|
| Plus d'un sondage de groupe à la fois | Forfait payant |
| Date limite de réponse | Pro |
| Relances automatiques | Pro |
| Cacher les réponses des participants entre eux | Pro |
| Aucune publicité pour vos invités | Pro |
| Vos couleurs sur les pages et les courriels | Team |
Le forfait Pro est affiché à 11 $ US par mois en facturation annuelle, et à 15 $ US si vous payez au mois. Le forfait Team monte à 16 $ US par siège par mois en annuel, avec un minimum de deux sièges. Le palier Enterprise, lui, démarre à 15 000 $ US par année. Ce sont des dollars américains, ce qui ajoute une couche pour une organisation d'ici.
La question n'est pas tellement le montant. C'est que la date limite, les relances et la confidentialité des réponses sont exactement les trois choses qui font qu'un sondage aboutit, et que les trois sont derrière le guichet.
Les compromis à connaître
Ce sondage ne vit pas tout seul. Il se greffe sur notre module de prise de rendez-vous et il en dépend entièrement. Si vous n'avez pas déjà vos disponibilités dans votre ERP, il n'y a rien à interroger.
Ce n'est pas non plus un outil de sondage à tout faire. Il trouve un moment avec des gens. Pour choisir un restaurant ou voter sur un logo, ça ne fait pas la job, et ce n'est pas ce qu'on lui demande.
La contrainte du départ est assumée et certains la vivront mal : vous ne peinturez pas librement sur une grille vide. Les plages viennent de vos disponibilités. C'est ce qui fait que la gagnante tient, et c'est aussi ce qui empêche de proposer un mardi soir hors de vos heures d'ouverture parce que ça arrangeait tout le monde cette fois-là.
Le fuseau unique a son revers. Vos invités d'une autre province voient l'heure de votre fuseau à vous, étiquetée mais pas convertie, et c'est à eux de faire le calcul. Pour un sondage local ça ne change rien, pour un comité qui s'étend de Vancouver à Halifax c'est une friction de plus.
Il y a aussi un mode d'échec silencieux, et il vaut la peine de le nommer : une adresse courriel mal saisie ne produit pas d'erreur visible, elle produit une personne qui ne répond jamais. Quand quelqu'un traîne, vérifiez son adresse avant de conclure qu'il vous ignore.
Enfin, aucun automatisme ne remplace le coup de fil à la personne qui n'a jamais ouvert le courriel. Les relances gagnent du temps, elles ne ferment pas les dossiers à votre place.
Les autres façons de faire
Si tout ce qu'il vous faut est de trouver une date deux fois par année, un outil gratuit fait très bien l'affaire et personne n'a besoin de vous vendre autre chose.
Du côté libre, Rallly fait exactement ça, sous licence AGPL-3, et s'héberge chez vous. C'est l'équivalent le plus direct de Doodle sans le guichet. Et si vous roulez déjà Nextcloud, son application Sondages est déjà là, sans rien installer de plus.
Ce qu'aucun des deux ne fait, c'est refermer la boucle : la plage retenue reste une ligne dans un outil de sondage, et quelqu'un doit encore créer la rencontre, inviter le monde, préparer l'ordre du jour, écrire le compte rendu et rattacher tout ça au bon dossier client. C'est là que le nôtre gagne son droit d'exister, pas sur la fonction de vote elle-même.
Notre recommandation
Avant de lancer un sondage, quatre questions qui décident des réglages :
- Qui, dans ce groupe, ne peut pas manquer la rencontre? Ces gens-là sont obligatoires, les autres sont facultatifs.
- Est-ce que je peux me permettre de perdre la plage gagnante? Si non, on ferme réellement les plages le temps du vote.
- Est-ce que ces gens travaillent tous pour la même organisation? Si non, on cache les réponses des uns aux autres.
- Qui connaît le mieux les contraintes du groupe? Si ce n'est pas vous, laissez cette personne amorcer la grille.
Le sondage fait partie de Symbifox, notre suite de modules qui s'ajoutent à Odoo Community. Comme le reste de la suite, le code est publié et vous pouvez le faire tourner sur votre propre serveur.
Vous coordonnez des rencontres à six ou huit personnes toutes les semaines? Parlons de votre façon de fixer les dates.
Sources
- Doodle, forfaits et tarifs : le contenu du forfait gratuit, la publicité affichée, et les fonctions réservées aux forfaits Pro, Team et Enterprise.
- Rallly : l'équivalent libre de Doodle, auto-hébergeable.
- Code source de Rallly : le dépôt public et le texte de la licence AGPL-3.
- Sondages pour Nextcloud : l'application de sondage intégrée, pour les organisations qui roulent déjà Nextcloud.
- Symbifox : le catalogue des modules et la grille de prix.