Symbifox : l'ERP tout-inclus signé Blue Fox

Un client signe. Le rendez-vous de démarrage a été pris sur Calendly, les notes de la rencontre dorment dans Otter, le contrat est parti par DocuSign, la documentation du mandat s'écrit dans Notion, les heures s'empilent dans un chiffrier et le premier appel à l'aide atterrit dans Zendesk. Six outils, six copies du même client, et aucun des six ne sait ce que les cinq autres ont fait.

Chacun fait très bien son travail. C'est entre eux que le travail se perd : la personne qui répond au ticket ignore ce qui s'est dit à la rencontre de démarrage, celle qui facture ignore que le contrat a été modifié, et quand quelqu'un quitte l'équipe, la moitié de ces comptes partent avec sa boîte courriel.

On a passé plus d'un an à écrire des modules Odoo pour boucher ces trous-là, un besoin à la fois. On les a publiés sur GitHub quand ils étaient encore dix-neuf. Ils sont maintenant une centaine, ils ont un nom, un catalogue et un prix : Symbifox.

D'un dépôt de code à un produit

Un dépôt GitHub, ce n'est pas un produit. C'est une liste de dossiers avec des noms techniques, et il faut déjà savoir ce qu'on cherche pour y trouver quoi que ce soit. Un dirigeant qui se demande comment arrêter de payer Calendly n'a aucune raison de deviner que la réponse s'appelle bf_appointment.

Donner un nom à l'ensemble a forcé trois décisions qu'on repoussait depuis longtemps : dire ce que chaque module fait en une phrase compréhensible, dire sous quelle licence il vit, et dire combien ça coûte. Les trois sont maintenant écrites au même endroit. C'est la partie du travail qui a pris le plus de temps.

Le nom, lui, vient de la symbiose : des outils qui se nourrissent des mêmes données au lieu de se les recopier.

Le catalogue au complet, une ligne chacune

Vingt-quatre applications, celles qui ajoutent leur propre menu dans Odoo, et treize compléments qui se greffent aux écrans que vous utilisez déjà. Sept familles en tout. Voici chacun, en une phrase.

Elles ne remplacent pas Odoo, elles s'y ajoutent. Le CRM, les ventes, la facturation, l'inventaire, les achats, les projets, les employés et le reste d'Odoo Community restent exactement là où ils sont, sur les mêmes contacts et les mêmes projets.

Communications et rencontres

• Rencontres : l'ordre du jour se prépare à l'avance, la rencontre se capte, et le compte rendu part sans que personne ne le recopie. À la place d'Otter.ai et Fellow.
• Gestion des courriels : votre boîte courriel dans l'ERP, un compte par personne, et le message classé sur le bon dossier en deux clics. Fini le copier-coller depuis Outlook.
• SMS et appels : envoyer et recevoir des textos depuis l'ERP, avec l'historique d'appels rattaché au bon contact.
• Notes en lot : ajouter la même note à cinquante fiches d'un coup, au lieu de les ouvrir une à une.
• Lettres : des lettres officielles avec papier à en-tête, signataires et envoi en lot, générées depuis le dossier.
• Rendez-vous : une page publique où le client réserve dans vos vraies disponibilités, sur votre domaine. À la place de Calendly.
• Démarchage : des campagnes d'appels, de courriels et de lettres avec leur cadence, et un refus qui se propage à toutes vos campagnes.

Productivité et équipe

• Bureau : plusieurs écrans côte à côte, tâches, courriels et calendrier, dans une seule fenêtre.
• Bloc-notes : des notes rapides attachables à un dossier et convertibles en tâche d'un clic.
• Cartographie de processus : vos processus dessinés et versionnés, où le PDF n'est qu'un rendu du modèle. À la place de Lucidchart.
• Fox Quest : quêtes, niveaux et récompenses branchés sur le travail réel, pour les équipes que ça motive.
• Helpdesk : une billetterie de soutien avec un formulaire public par équipe. À la place de Zendesk.
• Recherche universelle : une seule barre qui traverse contacts, projets, courriels, factures et documents.
• Plages horaires : « en matinée » ou « en fin de journée » sur une tâche, en plus de la date d'échéance.
• États d'attente : distinguer « en attente du client » de « en cours », parce que ce n'est pas la même chose.
• Regroupement de tâches : fusionner deux doublons en déplaçant l'historique vers la tâche conservée au lieu de le perdre.
• Fichiers Nextcloud : parcourir, prévisualiser et partager vos fichiers sans quitter l'ERP.

Données et intelligence artificielle

• GenFox : l'assistant branché sur vos données, dont la connexion au modèle part de votre serveur. À la place de Copilot.
• OCR de factures : la facture fournisseur lue par l'IA, fournisseur, dates, taxes et lignes, validée d'un coup d'œil.
• Base de connaissances : politiques, procédures, registres et matrices de mandat. À la place de Notion.
• Persona : comment chaque contact veut être abordé, ses habitudes de paiement et ses signaux faibles.
• Enrichissement de contacts : cartes d'affaires numérisées, signatures de courriel exploitées, doublons repérés.

Sécurité et conformité

• Signature électronique : faire signer dans le navigateur, avec un document scellé et une piste de vérification. À la place de DocuSign.
• Transfert sécurisé : envoyer des fichiers lourds par lien à expiration, avec mot de passe et journal d'accès.
• Sensibilisation : hameçonnage simulé, formation continue et profil de risque par personne. À la place de KnowBe4.
• Audit TI : conduire un audit de sécurité de bout en bout, jusqu'au rapport livrable.
• Vie privée : consentements, registre d'incidents, registre de destruction et demandes d'accès. À la place de OneTrust.

Suivi de mandat et facturation

• Progression : le client voit où en est son mandat, ce qui s'en vient, et ce qu'il doit fournir de son côté.
• Banque d'heures : vendre des blocs prépayés, les consommer au fil des feuilles de temps, alerter avant la fin.
• Chronomètre : un minuteur dans la barre, plusieurs en parallèle, et la feuille de temps qui se remplit seule. À la place de Toggl.
• Expérience client : NPS, plaintes et témoignages avec consentement, avec la boucle refermée sur les détracteurs. À la place de Qualtrics.

Plateforme et hébergement

• Gestion d'hébergement : l'inventaire des serveurs, services, certificats, sauvegardes et échéances de maintenance.
• Forge : ajouter un champ à un formulaire sans écrire une ligne de code. À la place de Studio.
• Marque : la police, les couleurs et les logos de votre organisation partout, jusque dans les PDF envoyés au client.
• Mode sombre : l'interface en sombre pour les fins de soirée.

Dons et bienfaisance

• Levée de fonds : donateurs, campagnes, sollicitations et portail de dons pour les OBNL.
• Reçus de dons : des reçus officiels conformes aux exigences de l'Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec, en français.

L'intérêt n'est pas l'économie ligne par ligne sur les abonnements remplacés. Il est dans le fait que tout ça retombe sur une seule fiche : le rendez-vous, la rencontre, le contrat signé, les heures et le ticket se rattachent au même client, dans le même historique, consultable par quelqu'un d'autre que celui qui l'a créé.

Une semaine de mandat, vue d'en haut

Prenons une firme de dix personnes qui démarre un mandat. Lundi, le futur client réserve lui-même son heure sur une page publique qui affiche les vraies disponibilités de l'équipe. Le rendez-vous crée la fiche, et le formulaire qu'il a rempli avant la rencontre y est déjà attaché.

Mardi, la rencontre a lieu. L'ordre du jour a été préparé au même endroit, les décisions prises se transforment en tâches assignées, et le compte rendu part par courriel sans que personne ne le recopie dans un document Word.

Mercredi, l'entente part à la signature. Elle est signée dans le navigateur du client, elle revient au dossier, et la personne qui facturera dans six semaines n'a pas à demander à qui que ce soit où se trouve la version signée.

Jeudi, le travail commence et les heures se saisissent à côté des tâches. Quand le client demande où en est son enveloppe, la réponse ne demande pas de reconstituer un chiffrier : c'est le principe des banques d'heures qu'on a décrit ailleurs.

Vendredi, quelqu'un du client écrit à l'adresse de soutien. Le ticket s'ouvre sur la même fiche, avec sous les yeux la rencontre de mardi, l'entente de mercredi et les heures de jeudi. Personne n'a rien recopié de la semaine. Tout l'exercice tient dans cette phrase.

Aucune de ces cinq étapes n'est spectaculaire prise isolément. Mises bout à bout, elles suppriment la question qui coûte le plus cher dans une PME de services : « où ça vit, ça, déjà? »

Pourquoi Community plutôt qu'Enterprise

Odoo se vend en deux éditions, et la ligne de partage n'est pas cosmétique. Plusieurs applications que les PME tiennent pour acquises n'existent tout simplement pas dans la version libre : elles ne sont pas bridées, elles sont absentes du code source publié.

La liste se vérifie en trente secondes : le répertoire des applications d'Odoo 18 sur GitHub ne contient ni helpdesk, ni sign, ni documents, ni appointment, ni knowledge, ni web_studio. Community reste un excellent socle, mais il faut savoir ce qu'on doit écrire soi-même par-dessus. On a écrit ce qui nous manquait, et Symbifox, c'est ça.

Le calcul financier tient sur une ligne. Odoo Enterprise est affiché à 44 $ CA par usager par mois en facturation annuelle pour le forfait Standard, et à 69 $ pour le forfait Custom, seul palier qui donne l'hébergement chez vous et l'accès à l'interface de programmation. À quinze personnes, le palier Custom représente 1 035 $ par mois. On en a parlé plus longuement dans notre comparaison entre Odoo Community et Enterprise, et le raisonnement n'a pas changé.

Le prix ne porte pas sur le droit de s'en servir

C'est la décision dont on est le plus content, et celle qui surprend le plus en démonstration : le logiciel ne se vend pas. Vous pouvez installer les vingt-quatre applications sur votre serveur, pour vos propres opérations, sans nous demander la permission et sans payer quoi que ce soit. Ce n'est pas une version d'essai ni une version amputée, c'est le même code au complet.

Ce qui se facture, c'est qu'on le fasse à votre place : l'installation configurée et testée, les connecteurs branchés, l'hébergement souverain dans la région de votre choix, les sauvegardes chiffrées, les mises à jour éprouvées avant d'être appliquées, et quelqu'un qui répond quand ça bloque. Le prix descend quand l'équipe grandit, parce que la charge de soutien par personne descend aussi.

La colonne à 0 $ n'est pas un appât. Elle demande simplement que vous fournissiez le serveur, vos comptes tiers, la configuration, les sauvegardes et le temps d'assembler tout ça. Beaucoup d'organisations ont exactement ce qu'il faut à l'interne pour le faire.

Trois licences, et pourquoi pas une seule

Le code est publié en entier, mais pas sous le même régime partout. Voici les trois, sans enrobage.

Un tiers du catalogue est sous LGPL-3, la licence libre classique. Utilisez ces modules, modifiez-les, redistribuez-les, bâtissez un produit dessus : on ne demande rien en retour. Ce sont surtout les petits modules à usage unique, les correctifs d'interface et les ponts vers d'autres outils.

La majorité des applications est sous BUSL-1.1. Le code est publié et auditable, et vous avez le droit de le faire tourner en production pour vos propres opérations, comme entreprise, comme travailleur autonome ou comme une seule personne sur son portable. Ce qui exige une entente, c'est de vous en servir pour offrir un service à quelqu'un d'autre : l'héberger pour un client, le revendre, l'exploiter en service géré. Et chaque version redevient LGPL-3 quatre ans après sa parution, automatiquement.

Un mot sur le vocabulaire : la BUSL n'est pas une licence libre au sens de l'Open Source Initiative, et le texte de la licence le dit lui-même. C'est du code à source ouverte avec une restriction commerciale et une date d'expiration. On préfère l'appeler par son nom plutôt que de peinturer « libre » sur l'ensemble.

Restent cinq modules sous AGPL-3, et pas par choix : les modules de collecte de fonds prolongent du code de l'Odoo Community Association publié sous AGPL-3, alors ils en héritent.

Pourquoi ne pas tout mettre en libre? Parce que les deux régimes servent deux buts. Les modules libres valent plus largement utilisés que retenus : ce sont eux qu'on trouve, qu'on installe et à partir desquels on se fait une idée. Le reste, c'est le produit. C'est lui qui finance les migrations vers la prochaine version d'Odoo et le soutien. La conversion à quatre ans n'est pas décorative : aucune version publiée n'est retenue indéfiniment.

Où vivent les données

Le choix de l'hébergement n'est pas qu'une question de préférence. Depuis septembre 2023, une entreprise québécoise qui communique des renseignements personnels à l'extérieur du Québec doit d'abord réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et la communication doit faire l'objet d'une entente écrite. La Commission d'accès à l'information l'énonce sans détour.

Une suite qui tourne sur un serveur que vous avez choisi, dans la juridiction que vous avez choisie, fait tomber cette obligation-là. Elle ne fait pas tomber les autres : le consentement, la conservation, la réponse aux demandes d'accès et la gestion des incidents restent entièrement de votre côté. Si le sujet vous intéresse, notre article sur les juridictions les plus respectueuses de la vie privée détaille ce que change le pays d'accueil.

Les angles morts

Odoo reste Odoo. Si vous cherchez un ERP que personne n'a besoin d'administrer, ce n'est pas le bon outil. Ça prend quelqu'un qui s'en occupe, chez vous ou chez nous, et cette personne a besoin de temps réservé pour le faire correctement.

Consolider n'est pas synonyme de simplifier. Une suite unifiée réduit le nombre d'interfaces à apprendre, elle n'efface pas la courbe d'apprentissage d'un ERP, et sur certaines fonctions précises un outil spécialisé restera meilleur qu'un module intégré. On a écrit un article entier sur le rapport entre la simplicité des outils et la rétention du personnel, et la nuance y est développée.

Le catalogue est opinionné. Il a été écrit pour des organisations de services et pour des OBNL, alors il est solide sur les mandats, les rencontres, la conformité et la facturation au temps, et il est mince sur la fabrication, la logistique ou le commerce de détail. Là-dessus, ce sont les applications standards d'Odoo qui travaillent, pas les nôtres.

Certaines applications parlent à des services extérieurs, par conception : l'assistant d'intelligence artificielle a besoin d'un fournisseur et d'une clé, la messagerie texte a besoin d'un opérateur téléphonique. Ces comptes sont les vôtres, et ces liens sont des choix que vous faites, module par module.

Le dépôt public accuse un décalage volontaire. Les nouveaux modules sont livrés aux clients dès leur sortie et publiés trois mois plus tard, alors le catalogue en ligne est toujours un peu en avance sur ce que vous trouverez sur GitHub.

Chez Blue Fox

On recommande Odoo Community par défaut, on écrit ce qui manque, et on publie ce qu'on écrit parce qu'un client qui part doit pouvoir partir avec. Ça reste la même position depuis le début, elle a juste un nom et un site maintenant.

Si vous voulez voir à quoi ressemble une seule fiche client qui porte tout, une démonstration de trois quarts d'heure suffit à se faire une idée. Et si vous préférez l'installer vous-même, le dépôt est ouvert et personne n'a besoin de nous.

Parlons de votre pile d'outils : combien d'abonnements, combien de copies du même client, et ce que ça donnerait au même endroit.

Sources

• Symbifox : le site du produit, le catalogue des applications et la grille de prix.
• Dépôt public Symbifox/odoo-modules : le code source de tous les modules et le détail des trois régimes de licence.
• Business Source License 1.1 : le texte de la licence, sa conversion automatique après quatre ans et sa mention explicite qu'elle n'est pas une licence libre.
• Odoo, comparaison des éditions : ce que contient Community et ce qu'Enterprise ajoute.
• Odoo, tarification : prix courants des forfaits Standard et Custom en dollars canadiens.
• Répertoire des applications d'Odoo 18 : la vérification directe de ce qui est absent de l'édition Community.
• Odoo Community Association : l'association derrière les modules communautaires sous AGPL-3.
• Commission d'accès à l'information du Québec : les obligations avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec.